Peppol voor Finance: wat verandert er voor jouw afdeling?
Je hoort steeds vaker over Peppol en e-facturatie. De overheid maakt het verplicht, je ERP-leverancier stuurt nieuwsbrieven en je collega van IT heeft er ook al iets over gezegd. Maar wat betekent het nu écht voor jouw dagelijkse werk? Wat verandert er voor crediteuren en debiteuren, en hoeveel werk komt er eigenlijk bij?
In het kort
E-facturatie via Peppol wordt stap voor stap verplicht in Nederland. De meeste grote boekhoudpakketten ondersteunen het al of zijn er mee bezig. De impact op je team is beperkt als je nu begint met oriënteren. Je hoeft niet alles in één keer om te gooien: Peppol en traditioneel factureren kunnen naast elkaar bestaan.
Wat verandert er voor jouw afdeling?
Inkomende facturen (Crediteuren)
Leveranciers die via Peppol factureren sturen geen PDF meer via e-mail. De factuur komt als gestructureerd elektronisch bestand rechtstreeks binnen in jouw boekhoudpakket of ERP. Dat klinkt anders, maar het goede nieuws: veel handmatig werk verdwijnt. Geen facturen meer overtypen of inscannen.
Uitgaande facturen (Debiteuren)
Als jouw klant een overheidsinstelling is, of straks ook een bedrijf dat Peppol vereist, moeten jouw verkoopfacturen via het Peppol-netwerk verstuurd worden. Een gewone PDF volstaat dan niet meer. Je hebt een oplossing nodig die facturen in het juiste formaat aanmaakt en via een access point verstuurt.
Automatisering
Peppol maakt echte automatisering mogelijk. Facturen kunnen automatisch worden gematcht aan inkooporders, goedgekeurd en geboekt, zonder menselijke tussenkomst. Dit is geen toekomstmuziek, veel organisaties draaien dit al.
Crediteuren vs Debiteuren
Crediteuren (inkomend)
- Leveranciersfacturen komen binnen als gestructureerd Peppol-bericht
- Automatisch inlezen in ERP of boekhoudpakket
- Matching met inkooporders mogelijk
- Minder handmatig werk, minder fouten
- Vereist: aansluiting op Peppol via access point of pakket
Debiteuren (uitgaand)
- Verkoopfacturen moeten als Peppol-bericht worden verstuurd
- Jouw pakket of provider zet de factuur om naar het juiste formaat
- Klant ontvangt factuur direct in zijn systeem
- Vereist: klant moet ook op Peppol zijn aangesloten
- Overheidsklanten zijn al verplicht aangesloten
Wat kun je nu al doen?
- 1 Check of jouw boekhoudpakket of ERP Peppol al ondersteunt
- 2 Vraag je IT-collega om de opties in kaart te brengen — deel eventueel de IT-pagina met hem of haar
- 3 Bekijk welke leveranciers al via Peppol factureren
- 4 Inventariseer welke klanten al een Peppol-verplichting hebben
- 5 Vergelijk serviceproviders en vind de oplossing die bij jouw organisatie past
Veelgestelde vragen
Moeten mijn medewerkers straks nog iets doen?
Dat hangt af van hoe ver je automatiseert. Bij eenvoudige inrichting wordt de factuur automatisch ingelezen en moet een medewerker nog controleren en goedkeuren. Bij volledige automatisering inclusief purchase order matching kan het proces grotendeels zonder handmatige stappen. De rol van je crediteurenmedewerker verschuift van invoeren naar controleren en uitzonderingen afhandelen.
Hoe komen facturen straks binnen?
Via jouw Peppol access point. Dat is de technische doorgeefluik op het netwerk. Het access point ontvangt de factuur en stuurt hem door naar jouw systeem. Hoe dat eruitziet, hangt af van je boekhoudpakket of ERP. Veel pakketten ondersteunen dit al standaard, of via een eenvoudige koppeling.
Wat als mijn leverancier nog geen Peppol gebruikt?
Niet alle leveranciers zijn al aangesloten. Zolang dat niet het geval is, blijft de bestaande situatie gewoon bestaan: PDF via e-mail of papier. Peppol en traditioneel factureren kunnen naast elkaar bestaan. Je hoeft dus niet in één keer alles om te gooien.
Wat betekent dit voor mijn bestaande boekhoudpakket of ERP?
De meeste grote pakketten (Exact, SAP, Oracle, Unit4, Twinfield, AFAS) ondersteunen Peppol al of zijn er mee bezig. Soms zit het standaard erin, soms via een module of koppeling met een externe provider. Je IT-collega kan dit uitzetten, maar de kans is groot dat het minder werk is dan je denkt.
Is alles straks geautomatiseerd?
Peppol is de infrastructuur, geen magische knop. Automatisering hangt af van wat jouw organisatie inricht. Maar de basis, namelijk facturen automatisch ontvangen in het juiste formaat, is met Peppol een stuk makkelijker te realiseren dan met PDF en e-mail.
EU-regelgeving: ViDA verandert e-facturatie
De EU maakt e-facturatie via het ViDA-pakket stap voor stap verplicht. Lees wat dit voor jouw finance-afdeling betekent en welke deadlines eraan komen.
Lees meer over ViDAKlaar om te vergelijken?
Bekijk alle Nederlandse Peppol providers en vind de oplossing die past bij jouw organisatie.